Як перевірити контрагента перед укладенням договору

Перевірка контрагента перед підписанням договору — це не зайва бюрократія, а захист вашого податкового кредиту, витрат і ділової репутації. Якщо партнер виявиться «фіктивним», податкова може визнати операцію нереальною, зняти кредит з ПДВ і донарахувати зобов’язання — і доводити свою добросовісність доведеться вже вам. Нижче — покроковий алгоритм: які реєстри перевірити й як зібрати досьє, що підтвердить вашу належну обачність на випадок перевірки ДПС.

Навіщо перевіряти: ціна недбалості

У моїй експертній практиці більшість спорів про «нереальні» (безтоварні) операції зводиться до одного: платник не зміг показати, що перед угодою хоч якось перевірив партнера. Податкове законодавство (стаття 44 Податкового кодексу України) вимагає, щоб показники декларацій підтверджувалися первинними документами, які відображають реальний рух товарів, робіт чи послуг. Понад те, ці документи потрібно зберігати щонайменше 1095 днів. Якщо контролюючий орган вважає операцію фіктивною, він знімає податковий кредит і не визнає витрати, а іноді матеріали передаються до Бюро економічної безпеки (БЕБ) для оцінки на предмет ухилення від сплати податків.

Ключове поняття тут — належна обачність. Це принцип, вироблений судовою практикою: сумлінний суб’єкт господарювання перед укладенням договору вживає розумних заходів, щоб пересвідчитися в реальності та правоздатності партнера. Закон не містить вичерпного переліку таких заходів, тому обачність доводиться сукупністю зібраних вами доказів. Простими словами: суд і податкова оцінюють не лише сам факт угоди, а й те, що ви знали або могли знати про контрагента на момент її укладення.

Важливо розуміти механіку доказування. Формально обов’язок довести нереальність операції лежить на контролюючому органі. Але на практиці, щойно податкова наводить сумніви щодо ресурсів, персоналу чи ланцюга постачання контрагента, тягар спростування фактично зміщується на платника: саме йому доводиться показувати, що товар існував, рухався й був оплачений. Тому зібрані заздалегідь докази обачності — це не бюрократія, а ваша лінія оборони в разі спору.

Базові реєстри: перший рівень перевірки

Це той мінімум, який займає 15–20 хвилин і закриває найгрубіші ризики. Усі перелічені джерела — офіційні та здебільшого безкоштовні. Найзручніше шукати за кодом ЄДРПОУ (для ФОП — за реєстраційним номером облікової картки платника податків): він унікальний і виключає плутанину з компаніями-тезками.

Єдиний державний реєстр (ЄДР)

У виписці з ЄДР перевіряйте:

• стан юридичної особи чи ФОП — «зареєстровано», «в стані припинення» чи вже «припинено»; договір з особою в процесі ліквідації — червоний прапорець;
• керівника та його повноваження — чи має підписант право діяти без довіреності, чи не сплив строк його призначення;
• кінцевого бенефіціарного власника (КБВ) — відсутність даних або «технічний» бенефіціар вимагає додаткових питань;
• види діяльності (КВЕД) — чи відповідає предмет договору заявленій діяльності (постачання обладнання від фірми з єдиним КВЕД «консультування» виглядає підозріло);
• дату реєстрації — щойно створена компанія під велику угоду потребує уважнішої перевірки.

Реєстр платників ПДВ

Якщо ви розраховуєте на податковий кредит, переконайтеся, що контрагент дійсно зареєстрований платником ПДВ і його реєстрація не анульована на дату операції. Дані доступні у відкритому Реєстрі платників ПДВ на порталі ДПС. Податкова накладна від особи без чинної реєстрації права на кредит не дає.

Перелік ризикових платників (Постанова КМУ № 1165)

Механізм зупинення реєстрації податкових накладних передбачає віднесення платників до ризикових за критеріями, встановленими Постановою Кабінету Міністрів України № 1165. Якщо контрагент має ознаки ризиковості, його накладні можуть блокуватися, а сама співпраця з ним привертає увагу контролюючих органів. Це сигнал не обов’язково відмовлятися, але точно поглибити перевірку й ретельніше документувати реальність постачання.

Другий рівень: судова історія та борги

Реєстри стану — це «фото» на сьогодні. Судова історія показує поведінку контрагента.

Єдиний державний реєстр судових рішень (ЄДРСР)

За назвою чи кодом ЄДРПОУ подивіться, чи не фігурує компанія у:

• господарських спорах як боржник, що системно не виконує зобов’язання;
• податкових спорах щодо нереальних операцій (це прямий сигнал);
• кримінальних провадженнях, пов’язаних із фіктивним підприємництвом чи ухиленням від сплати податків.

Єдиний реєстр боржників і виконавчі провадження

Наявність відкритих виконавчих проваджень, арештів рахунків чи заборгованості (зокрема із зарплати та податків) прямо вказує на платоспроможність. Постачальник із десятками проваджень навряд чи надійно виконає передоплачений договір.

Справи про банкрутство

Перевірте, чи не відкрито провадження у справі про банкрутство (неплатоспроможність) — такі відомості публікуються, а сам процес регулюється Кодексом України з процедур банкрутства. Укладати договір із передоплатою на користь боржника-банкрута — це майже гарантована втрата коштів у черзі кредиторів.

Третій рівень: санкції та пов’язаність

Окремий блок, який часто ігнорують, а даремно.

• Санкційні списки РНБО — перевірте і саму компанію, і її бенефіціарів/керівників. Правочини з підсанкційною особою можуть бути заборонені законом або згодом оспорені, а ваша репутація — під ударом.
• Дані НАЗК — зокрема портал виявлення пов’язаних із державою-агресором осіб та Єдиний державний реєстр осіб, які вчинили корупційні правопорушення.
• Пов’язаність із підсанкційними особами — коли кінцевим власником є особа із санкційного списку через ланцюг компаній. Тут стануть у пригоді дані про КБВ із ЄДР.

Для бізнесу, який підпадає під фінансовий моніторинг, ця перевірка ще й вимога законодавства у сфері протидії відмиванню коштів (наглядову функцію у цій сфері виконує Держфінмоніторинг).

Ознаки «фіктивного» контрагента

За роками експертної роботи складається впізнаваний портрет ризикового партнера. Жодна ознака окремо не є вироком, але їх поєднання — вагома підстава відмовитися або посилити перевірку.

Ознака	На що звернути увагу
Масова адреса реєстрації	За адресою «прописані» десятки-сотні фірм; немає реального офісу чи складу
Свіже створення	Компанію зареєстровано незадовго до угоди під конкретний великий контракт
Відсутність ресурсів	Немає складів, транспорту, обладнання для заявленого обсягу постачання
Немає персоналу	Штат — 0–1 особа при значних оборотах; ознака за критеріями ризиковості
Номінальний директор	Керівник очолює десятки компаній або явно не володіє суттю бізнесу
Невідповідність КВЕД	Предмет договору не збігається із заявленими видами діяльності
Нелогічний ланцюг	Товар «з нізвідки»: постачальник сам його ніде не придбавав

Практична порада: якщо угода велика або партнер новий, не обмежуйтеся реєстрами. Живий контакт — фото складу чи виробництва, зустріч в офісі, перевірка наявності товару — часто розкриває фіктивність швидше за будь-який документ.

Формування досьє контрагента як доказу обачності

Найважливіша частина, яку пропускають найчастіше. Перевірка, яку ви не зафіксували, для податкової й суду не існує. Мета досьє — показати, що на момент укладення договору ви діяли сумлінно.

Що варто зберегти в окремій папці (паперовій чи електронній) на кожного суттєвого контрагента:

1. Витяг або виписку з ЄДР із датою формування.
2. Підтвердження статусу платника ПДВ на дату операції (скриншот або витяг із реєстру).
3. Копії статутних документів, наказу про призначення директора, за потреби — довіреності на підписанта.
4. Скриншоти перевірок за реєстрами боржників, судових рішень, санкційних списків із датою.
5. Комерційне листування, комерційні пропозиції, узгодження умов.
6. Документи, що підтверджують реальність виконання: ТТН, довіреності на отримання, складські документи, фото, акти, дані про оплату.

Кожен скриншот бажано датувати. У спорі величезну роль відіграє саме те, що перевірку зроблено до, а не заднім числом.

Типові помилки, яких я раджу уникати

• Підписати договір «на довірі» й не зберегти жодного доказу перевірки. Найпоширеніша й найдорожча помилка: формально операція реальна, але захиститися нічим.
• Перевірити лише один реєстр. Чистий ЄДР не гарантує ні платоспроможності, ні відсутності санкцій.
• Ігнорувати ознаки ризиковості заради нижчої ціни. Економія на перевірці обертається зняттям кредиту, який у рази перевищує вигоду.
• Не оновлювати досьє за тривалих відносин. Статус партнера змінюється; для довгих контрактів перевірку варто періодично повторювати.
• Плутати обачність із приховуванням. Мета — не «замести сліди», а мати чесний, повний і датований набір доказів реальності угоди.

Висновок

Перевірка контрагента — це керована процедура з трьох рівнів: базові реєстри, судово-боргова історія, санкції та пов’язаність, а результат — зафіксоване досьє. Витрачені пів години часто рятують бізнес від донарахувань, блокування накладних і кримінальних ризиків. Глибина перевірки має бути пропорційна ставці: для дрібної разової закупівлі достатньо базових реєстрів, а для великого контракту з передоплатою чи нового ключового постачальника варто пройти всі три рівні й документувати кожен крок.

Якщо перед вами велика чи нетипова угода, спірна ситуація з ДПС або вже є ознаки нереальних операцій — доцільно провести незалежний економічний аналіз документів. Як судовий експерт-економіст (у межах, визначених Законом України «Про судову експертизу») я допомагаю оцінити ризики завчасно та підготувати доказову базу, яка витримає перевірку. Звертайтеся за консультацією — розібратися завжди дешевше до підписання, ніж після.